特别策划：揭开档案的神秘面纱

  一个泛黄的牛皮纸袋，安睡在布满灰尘的架子上，也许某一天，随着一双白色手套将其取出，一段封存许久的时光在这一刻被揭开这是许多影视剧营造的档案馆的神秘气氛。

  现实生活中，一提起档案，人们总会把它和内部、机密等字眼联系在一起，很难想象会与自己的工作和生活有什么联系，档案依然被笼罩着一层神秘的面纱。

  其实，档案是历史进程的真实记录。大到一个国家、一座城市的发展，小到每一位普通老百姓工作和生活方方面面的信息，这些都被真实、完整地保存在档案里。我们的档案被保存在哪里？一个档案袋里究竟装了哪些东西？市民如何查询档案？档案有啥作业本期，荆周刊和您一起走进档案馆，了解有关档案的那些事。

  通常，我们可能会对陈列在档案馆内卷帙浩繁的各种档案产生神秘感，其实不然，档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录，是伴随人类社会活动形成的客观真实材料。您知道，一份档案袋里究竟装了哪些东西吗？

  什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。与人们日常工作、学习和生活有关的具有保存价值的各种文字、图表、声像等，都属于档案。

  一般情况下，按照档案的种类划分，档案分为三大类：文书档案、科学技术档案、专门档案。

  文书档案：文书档案是机关、团体、企业和事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

  科学技术档案：科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有查考使用价值，并已归档保存的科学技术文件材料。包括图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等。 专门档案：专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录，这中间还包括会计档案、人事档案、诉讼档案、病历档案等。

  个人履历：工作经历、任职经历、奖惩情况、入党入团材料、政审材料等。

  社会行为记录：日常生活和工作中的各种凭证，如房产证、结婚证、诉讼表、个人病例等。

  机关、团体、企业和事业单位的相关信息：单位历史、公司制作经营状况、单位命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。 历史信息：地方各时期、各领域的历史文献记录、志书、部分家族族谱等。

  学籍信息：毕业生登记表；体检报告；思想品德考查表；招生志愿表；从高中起的成绩单；

  人事信息：报到证；职工履历表；转正定级表；历年考核表；工资变动表等；证明考核材料：没有参加违法活动；在突发事件、重大政治事件中的表现；

  不常见的材料：盖有公章的干部配偶情况登记表；家庭成分证明表；结婚离婚报告；志愿者证书；高考试卷等。

  毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、管理的公共信息，个人不得截留和销毁。

  人才服务机构：入职单位没有人事托管权，可将档案放在户籍所在地的人才中心(收费)

  档案是人类社会的原始记录，是人类各种记录中最原始、最可靠、最具权威性的一种，是一个社会、一个民族、一个国家乃至每一位平民百姓在历史进程中的真实记录。然而，一直以来，档案给人们的印象却是既神秘又陌生。 近日，本刊记者走访了荆州市档案馆，昔日神秘的档案已华丽“蜕变”，以崭新的面貌悄然走进百姓生活，渐渐成为老百姓处理问题、寻根问祖、追忆往事的好帮手。

  荆州市档案馆馆藏档案资料门类齐全，内容丰富。截至目前，馆藏全宗300个，档案资料160831卷(册)，其中档案135311卷，资料24022册，照片档案211册(10280张)，声像档案22盘，电子档案127盘，实物档案1139件。

  据荆州市档案馆工作人员介绍，该馆馆藏历史档案丰富，包括建国前沙市海关与其它海关业务往来函件，还有“沙市一等邮电局”、“湖北省四区专员公署”、“沙市江陵县警察局”、“荆沙军政特机关汇集”、“沙市商会”、“红十字会”及学校等单位的档案，以及民国时期职员录、同学录等，它们反映了荆州近代历史、政治、经济、文化、教育、水利、城市建设的一些基本状况。 不仅如此，原荆州地区地直、原沙市市市直机关和少数二级单位的文书档案也珍藏于此，这些档案全面反映了整个荆州地区19491994年地、市直各机关团体、部分二级单位的历史面貌，比较系统地反映了解放以来荆州的工农业生产、金融、商业、街道、市政建设、交通运输、文化、教育、科学技术等各方面的恢复、发展、变动情况和业绩。

  走进荆州市档案馆库房，记者看到的是一个犹如封闭的“大箱子”，房间内放置者成排的密集架，一批批档案整齐地摆放在架上。

  据荆州市档案局档案管理科工作人员陈文娟介绍，荆州市档案局共设置3个存放档案的房间，从外面进入库房先后有2道门，每个库房里都有摄像监控仪，以确保库房里档案的安全。

  这么多档案是如何保存的呢？荆州市档案馆里每个库房都有2台空调，2台驱湿计，一台自动追击仪，来调节库房的温湿度。每年34月早春的时候，工作人员会在库房里放置防虫药。陈文娟说：“部分档案年代非常久远了，为避免档案被虫蛀，所以我们平时工作时会更谨慎。”

  据陈文娟介绍，库内的温度要保持在14-24℃之间，低于14℃或高于24℃都是不达标的；湿度在45%-60%区域内，特别是在1至3月，7到9月湿度比较高的季节，基本上每天都要打开空调确保温湿度达标。 陈文娟说：“保管好这些档案十分重要，防潮、防火、防盗、防虫都不可掉以轻心。尤其是新移交过来的文书档案，都一定要进行严格消毒程序，才能进库房上架。”

  自2013年8月11日起，荆州市档案馆实行对外开放，市民可免费到馆查阅。随着档案慢慢褪去“神秘”外衣，市民查档的积极性也日益提高。据陈文娟介绍，每年到荆州市档案馆查阅档案的市民中，绝大多数是来查询个人档案，查档范围主要是求证参加上班时间为主，以便办理退休或社保等相关事宜。

  陈文娟和记者说，现在市民查档手续十分简便。在档案馆查询档案，只需出示有效证件，在登记簿上填写姓名、证件号、查阅内容等，工作人员便会入库调档。如需复印档案，须经工作人员审查后代为复制、标注明确出处、加盖公章并签上经办人员姓名方能生效。 在节假日和国家法定休息日，市民若想去档案馆查档，可直接拨打查档热线进行预约即可。

  专业档案馆是某些性质特殊的部门和专业主管机关集中管理档案和资料的职能机构，是档案馆网络体系必不可少的组成部分，它在馆藏档案的内容、馆藏体系结构、服务对象、档案专业技术人员的构成等方面，不同于别的类型的档案馆，有着自身的特点和活动规律。 在荆州，也有一些专业档案馆，其中，荆州市房产档案馆以及荆州市城市建设档案馆就是这里面的典型。

  荆州市城建档案馆成立于1981年，1997年正式更名为荆州市城市建设档案馆。档案馆建筑面积3000平方米，库房面积1000平方米，目前馆内收藏总数为5万多卷。馆内主要馆藏城市建筑、规划、招标、建设管理、公用设施等档案，建立了2个数据库，分别是荆州市地下管线资料管理数据和荆州城建档案管理数据库。

  据荆州市城市建设档案馆工作人员介绍，荆州市城建档案馆在对社会各界提供档案利用过程中，竭诚为城市规划、建设、管理等各项工作服务。今年，荆州市城建档案馆慢慢的开始部分对外开放，市民提供相关证明即可到该馆办理查询相关事宜，届时，“很多老居住小区的市民为了改善房屋居住条件，他们会来城建档案馆查询房子户型结构、面积、工程质量等，杜绝了随意改造的现象。” 据记者了解，荆州市城市建设档案馆已逐步走向信息化，从目录到信息，再到制作信息档案，流程紧密，管理专业。该馆工作人员表示：“信息化的时代会让市民查阅资料更便利。”

  荆州市房产档案馆是隶属于荆州市房产局的正科级事业单位，是永久保存荆州市区房产档案的基地和房产档案信息管理利用中心。其主要职能是贯彻执行房产档案管理有关法律、法规和政策，参与拟定相关的规范性文件，负责管理房产产权产籍、测绘等各类房产档案，提供房产档案服务和县(市)区房产档案业务指导。 荆州市房产档案馆是我市第一家数字化档案馆，馆藏30万卷房产档案全部进行了数字化处理，实现了计算机全文查阅，并于2008年晋升为AA级档案工作规范管理单位。房产档案馆积极做好房产档案信息资源开发利用工作，每年接待社会各界利用房产档案8000人次以上，为政府部门、司法机关、金融机构、企业和事业单位以及个人提供服务，为处理财产纠纷，保全房屋资产，维护利用者合法权益发挥了重要作用。

  楚国传统民俗习惯有哪些？荆楚大地又有哪些有趣的历史传闻？120年前光绪时期的“房产合同”是怎样的？荆江大堤的前世今生又是如何？对这些鲜为人知的问题，荆州市档案馆馆藏资料都给出了答案。这些珍贵的档案资料，为我们呈现了一个不为人知的荆州。

  据荆州市档案局办公室副主任王玉林介绍，档案馆所藏的《荆州府志》是荆州市档案馆的镇馆之宝。《荆州府志》编撰于清光绪三年，成书于1880年7月。清光绪六年七月版线余万字，是荆州第一部纲目俱全、体例完备、记述全面的史籍。二月二日、八月二日是“社日”，四月八日“活佛寺刹作龙华会”，六月六日“龙晒甲”，七月七日乞巧节，七月十五中元节等这些现已消失的民俗文化，在《荆州府志》中都有详实的记录。据王玉林介绍，书中详细记录了古人在立春前日，会举行盛大仪式，请“官师”到草市太岳庙“打春”，占卜一年好收成。春节当天，要做大扫除，摆酒祈福，焚烧松柏树枝，人们要穿盛装庆祝，家中的男子需要到寺庙祈福。

  荆州是著名的历史背景和文化名城，因此，记载荆州的史书自然不在少数。在荆州市档案馆内，珍藏着一本名为《渚宫旧事》的史书，以荆州古时的建置沿革与人物纪实为主要内容。据王玉林介绍，《渚宫旧事》一书也是荆州档案馆中一块不可多得的“瑰宝”。 据了解，《渚宫旧事》详细记述荆楚的史事传闻，是取春秋时楚别宫渚宫为书名，上起鬻熊(公元前11世纪)、下迄唐末，依朝代次序，并在每一个朝代下设专门条目叙述建置沿革，内容以记人物美德、贤能、政绩为主，涉及荆楚社会政治、乡贤民风、思想文化等。

  在荆州市档案馆所藏档案中，收藏有一张保存完好的光绪二十一年的宅基地买卖契约。地契中详细记录了王万年、万明发等6人共69丈土地卖与荆州道宪代总理衙门，用于修建沙市税关。

  据了解，这是一间宅基地买卖地契，距今已有近120年历史，保存得非常好。这也是在存档的地契中比较有意思，类似一张关于房屋拆迁的“合同”。上面清晰地写明王万年在王家有一块祖传的宅基地，横宽30丈，直深50丈。万明发等三人有万家地基一块在第四段内，计横宽32丈，直深60丈。汪大富，万明新有汪家地基在第五段内，计横宽7丈，直深60丈。 王玉林说，这张保存完好的地契，对于研究清末建筑与市场经济发展状况都有着十分重要的意义。

  《荆州万城堤图说》是一份手绘荆江大堤地图，距今已有一百余年历史，展示了历史生态环境演变过程。其原本在上世纪60年代已被认定为国家级孤本。记者有幸在荆州市档案馆见到了其线装复印件。

  据荆州市档案馆工作人员介绍，这本《荆州万城堤图说》是1887年荆州知府徐家干在其前任倪文蔚著写的第一部荆江大堤专志《荆州万城堤志》后，绘图并著色，从而形成手抄本。翻开书页，九曲回肠的长江，随着地势起伏的大堤，清晰地展示在人们面前。在地图的旁边，清楚地附注了“图说”。“宣纸的保存时间特别长，当年的笔墨也不容易花。”工作人员介绍，拆开书本的装订线，还可完整地看到整张地图画在一张近12米长完整的宣纸上。在《荆州万城堤志》一书中强调：“湖北政治之要莫如江防，而江防之要尤在万城一堤。” 将两本书结合一起看，“图说”更直白地将荆江大堤的全貌、历史发展展示出来，为后人研究荆江大堤的历史发展和长江中下游的生态环境提供了重要依据。

  黄色的牛皮纸档案袋里，装着高中毕业登记表、高考相关档案、填报志愿表、实习鉴定表等，以及学历证书、职称评定(报考)表及各种鉴定材料，记录着一个人的人生轨迹。 然而，记者在采访中了解到，相当一部分的市民并不清楚自己的档案有什么用处，也不知道应如何保管档案,甚至有人把档案看做一种累赘。荆州市人社局主任科员谢光华表示，这足以说明，现如今许多人档案意识不强，对档案理解存在误区。

  “活了大半生，自己的档案居然找不到了！”汤先生1987年从中专毕业后，便进入了银行系统工作。1993年，汤先生决定南下广东经商，临走时，并没有把自己的档案进行托管。经过20多年的打拼，汤先生决定回到荆州养老，可当他想在荆州办理社保和申请退休等相关事宜时，却怎么也找不到自己的档案了。 据记者了解，类似汤先生这样的例子不在少数，很多人根本不知道有档案这回事，更别提清楚自己的档案如今被存放在哪里等问题。谢光华和记者说，每年总有一些大学生急于找工作，未办理任何档案转移或保存手续，毕业后一走了之。也有一部分人参加工作后便对自己的档案不闻不问，导致了大量“弃档族”和“死档族”的存在。

  我们的人事档案保存在哪里？谢光华和记者说，目前我市的人事档案大多分布在保存在五个地方：荆州市人社局管理干部档案，荆州市人才中心管理高校毕业生档案以及专业方面技术职称人员档案，荆州市劳动就业局管理下岗职工、破产企业职工档案，荆州市结算中心管理灵活就业人员档案，荆州市养老保险局托管退休人员档案。 谢光华向记者解释，按国家相关规定，国家机关、国有企业和事业单位可自行保管人事档案，其他性质单位一定要实行委托管理。对大学毕业生来说，人事档案既不能自行保管，也不能由高校来保管，因为高校不具备保管人事档案的权限。

  人事档案与个人利益息息相关 既然人事档案就是一份个人资料，那它究竟有啥作业呢？谢光华说，档案不仅记载着一个人学习、工作及社会生活实践的轨迹，还与许多切身利益息息相关。档案的重要性在平时显现不出来，而一旦面临就业、升学、工作调动、职称评审、政审、办理保险以及退休等各种社会福利待遇时，档案就会被当作重要依据。档案与个人利益息息相关，如果档案丢失，会给个人造成极大的麻烦，有时会造成没有办法挽回的损失。

  毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，影响转正定级和工龄及退休金的计算。

  毕业生自毕业后，档案既没提交单位，也没存入政府指定的人才服务中心，以后职称评定会因手续不全而受一定的影响；而有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但没有及时办理就业手续，等几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在自己转正定级后才能正式调动。

  目前很多人开始考虑购买房屋，在银行办理房贷手续时要求出具贷款人的户口证明。然而很多弃档多年的人因为觉得档案不重要，毕业时没有及时从学校转出户口和档案，结果不能顺利办理贷款。

  许多学子海外深造归来时，却发现由于人事档案存放不当，无意间做了几年“无业人员”，给今后带来很多不便，比如他们缴纳社会保险年限出现了断档，享受社会保险方面就会受影响。

  影响五：导致干部身份丢失 失业人员及很多全日制普通高校毕业生将档案存进街道，会导致干部身份丢失，影响职业生涯。目前进入医院、学校等事业单位及户口迁入大中型城市都需采用干部调动的方式实现。

  和我们的生活联系最紧密的就是档案，不用的时候我们往往会忽视它的存在，但是一到有急用时，才发现它是如此的重要。

  从表面上看，它仅仅是一个一尺见方的牛皮纸袋，但是加上袋子里的材料，实际上它却价值千金。跟着社会的发展，档案在一些人眼中的作用弱化了。

  其实不然，存史、资政、育人是档案的基本功能，在生活的方方面面，档案都起着举足轻重的作用。在真实的生活中，假如没有档案，有很多事情也没办法办理。 那么，档案的作用具体有哪些呢？

  部分地区考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等事情需要政府所属人才市场开具相关证明，没有档案没办法办理这些证明。

  案例： 2010年，家住松滋市的杜女士为探望在国外的女儿，办理出国手续，但是由于户口本丢失无法证明她与女儿的关系，手续一直办不下来。后来，杜女士在当地的档案局找到了1982年的人口普查资料，证实了杜女士和女儿的母女关系，这才顺利办理了出国手续。

  有很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，进而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

  案例： 2009年，石首的张先生在劳动部门办理养老保险时发现，自己在1983年以前的工作经历均无法查到，后来他在当地的档案局找到了自己的档案。“每个月工资多了200多元，一年就是将近3000元！”张先生说：“档案不仅解决了工资的问题，更重要的是对以往20年工作的证明和认可，起作用真是不可小觑！”

  大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案。未办此手续，就无法评职称，无法调动，这时，既使考取公务员或有机会进入事业单位、国企，也没办法办理相关手续，并且还会影响未来养老金的领取。

  案例: 2012年5月，监利县组织部对有关同志进行选拔任用，在调用之前对他们的档案进行了查询，看有无违法犯罪情况。在制定了严密正确的档案查询方案后，准确查找到了他们其中有人有犯罪前科记录。在得知消息后，监利县法院根据综合档案室提供的刑事判决书，制作复函，递交了详细的汇报材料。为纯洁干部队伍和任人唯贤提供了可靠的事实依据。

  办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加上班时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额等一系列有关事项。

  吴女士原是公安县医药公司的一名职工，她在劳动局办理退休手续时，发现了自己的个人档案遗失了。假如没有这些档案，原单位就不能给她准确的计算工龄，也就没办法办理退休手续，后期养老保险也无法兑现。 在了解情况后，吴女士来到当地的档案馆。在工作人员的帮助下，吴女士找到了自己的相关记录，从而顺利地在劳动局办理了退休手续，最终吴女士的养老保险金得以每月按时兑现。

  记录历史也是档案最重要的功能之一。时间总是给我们留下了许多历史的未解之谜，文献资料成了我们不难发现过去，把握现在，预见未来的证明。

  案例： 2012年7月，中央电视事频道为拍摄纪念贺炳炎将军诞辰100周年专题片，来到了荆州市松滋档案馆，将贺炳炎1929年随贺龙元帅到松滋攻打老县城磨盘洲军事事件进行了详细拍摄，松滋市档案馆出示了众多有关贺炳炎将军的档案资料，工作人员也对战役进行了详细讲解，为专题片的拍摄提供了很大帮助。

  档案无论在何时都发挥着无法替代的作用，市民一定要重视档案的管理，切不可忽视档案的作用，做“弃档族”和“死档族”。同时，随着科学技术的进步，应用电子软件管理档案，利用互联网就可以随时随地的进行档案检索、借阅，不但可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。面对数字化管理的趋势，无论作为企业和个人，都要学会更好的查阅、使用自己的档案。

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